Функции и полномочия отдела
Из положения:
3.1. Обеспечивает единый порядок документирования, учёта и прохождения документов, поступающих в Администрацию и исходящей корреспонденции с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства, а также выдачу справочной информации о прохождении, состоянии рассмотрения корреспонденции.
3.2. Ведет обработку, прием, регистрацию, учёт, хранение, доставку и рассылку служебной корреспонденции (входящей, исходящей), в том числе переданной по специальным средствам связи (факс, электронная почта), ведет справочную работу по ней.
3.3. Ведет приём, регистрацию, учёт с использованием системы электронного документооборота и рассмотрение поступающих в Администрацию письменных обращений граждан и организаций, определение их характера, направление для исполнения в соответствии с резолюцией руководства, содействует гражданам в получении консультаций специалистов с целью решения проблем.
3.4. Осуществляет работу по личному приёму главой Администрации граждан (ведение записи граждан на личный приём к главе Администрации, организация личного приёма граждан главой Администрации, а также делопроизводство по обращениям граждан).
3.5. Проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись главе Администрации, заместителям главы Администрации.
3.6. Организует контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями главы Администрации, первого заместителя главы Администрации, заместителей главы Администрации, анализ состояний исполнительной дисциплины.
3.7. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использованию информации, содержащейся в них.
3.8. Осуществляет работу с документами для служебного пользования.
3.9. Обеспечивает своевременную регистрацию постановлений, распоряжений Администрации.
3.10. Оформляет, выпускает, доводит до сведения заинтересованных предприятий, организаций, учреждений, должностных лиц и граждан, согласно списку рассылки, составленному исполнителем, постановления и распоряжения Администрации.
3.11.Осуществляет формирование электронной базы правовых актов, распространение правовых актов, распространение их данных по справочным системам.
3.12. Осуществляет формирование, учёт и хранение постановлений и распоряжений Администрации, выдачу копий, выписок по принятым постановлениям, распоряжениям.
3.13. Составляет сводную номенклатуру дел Администрации, организует разработку и формирование сводной номенклатуры дел Администрации.
3.14. Обеспечивает отбор, учёт и сохранность документов, образующихся в деятельности отдела.
3.15. Организует подготовку к сдаче в архив законченных делопроизводством дел, работу по оформлению и передаче документов постоянного срока хранения в архив Администрации.
3.16. Принимает участие в работе комиссий, рабочих групп, действующих в администрации.
3.17. Организует прием граждан и представителей организаций по вопросам, отнесенным к компетенции общего отдела.
3.18. Организует методическую помощь в работе с документами структурным подразделениям Администрации.
3.19. Осуществляет хранение гербовой печати Администрации, обеспечивает правомерность её использования.
3.20. Осуществляет иные полномочия, необходимые для выполнения стоящих перед общим отделом задач в соответствии со своей компетенцией и действующим законодательством.